Há um mês atrás aqui na In Hands nos reunimos para conversar sobre como poderíamos melhorar ainda mais a produtividade nos encontros com clientes e colaboradores.
Chegamos a algumas observações e o resultado das pequenas transformações deram mais certo do que prevíamos.
Vamos resumir para vocês!
O primeiro passo que transformamos e sentimos diferença é, simplesmente, passar a nos fazer a seguinte indagação antes de agendar uma reunião: "Este assunto precisa ser resolvido em reunião ou pode ser resolvido através de um email ou telefonema?"
Pode parecer óbvio, mas nos fazendo esta simples indagação quando precisamos conversar sobre um assunto com as outras pessoas, conseguimos reduzir muito o número de encontros agendados e a nossa produtividade.
O segundo passo é o modo como iniciar uma reunião!
Observamos que quase toda reunião já começa errado!
É comum recebermos aquele e-mail compromisso nos convidando para uma reunião sem o assunto do encontro e nós, por hábito, aceitarmos sem indagar o motivo do convite.
Com isso, estamos aceitando que a nossa participação vai ser muito menor e menos produtiva do que poderia ser.
Sabe porquê?
Se você soubesse o assunto da reunião, poderia refletir se é realmente necessário no encontro e, então, discutir a sua participação com o líder da reunião.
E, sabendo o assunto, o participante já poderia envolver algum tempo do seu dia, ainda que inconsciente, pensando em como colaborar sobre aquele assunto ao invés de chegar despreparado no encontro e se manter mais silente no encontro.
Assim, agora aqui na In Hands toda vez que enviamos um convite de reunião fazemos questão de especificar o assunto do encontro e quando recebemos um convite de fora, sempre ligamos para nos anteciparmos sobre o assunto e a necessidade de participarmos.
E, antes de enviar o convite sempre nos perguntamos se aquelas pessoas são imprescindíveis para a discussão ou não.
O terceiro passo é a reserva de um tempo, sempre que possível, com uma semana de antecedência para iniciar e finalizar uma reunião.
Com essa transformação as reuniões passaram a ser semanalmente programadas, respeitando a organização dos participantes e não estendendo além do limite possível os encontros.
O quarto passo é a objetividade do encontro.
Quantas reuniões participamos que nos tomam 15 preciosos minutos de assuntos triviais até o início da discussão do tema?
Uma reunião precisa ser bem direta e tratar assuntos específicos. Não é um evento para bater papo e tomar cafezinho.
O responsável pela reunião não pode perder tempo e nem fazer com que as pessoas percam o tempo delas, transformando a reunião em um evento que você sabe que vai haver perda de tempo.
Agora, sentamos e falamos.
O quinto passo é o preparo do líder da reunião para o evento.
Ao entrar em reunião, o líder deve ter uma pauta definida em mãos para que o encontro não seja um bate papo, mas uma reunião com objetos e metas definidas.
O sexto passo é o envio de uma ata aos participantes em, no máximo, 24 horas após o encontro.
Agora separamos os últimos minutos da reunião para rever os principais tópicos da reunião de forma rápida para iniciar a elaboração da ata que será enviada aos participantes.
Se alguma alteração for necessária, ali é o momento de fazer.
A ata deve conter o que foi discutido, ações futuras e quem será responsável por cada ação. O ideal é que a ata seja escrita ou ao menos rascunhada no momento da reunião com os pontos importantes. Depois, esse rascunho servirá de apoio para elaboração do documento definitivo, que deverá ser mais formal.
Esses passos aumentaram a produtividade de nossa empresa, que tal experimentar no seu escritório ou na sua empresa e contar para gente se o rendimento de seus encontros também foram aumentados.
Em breve, compartilharemos mais dicas para aumentar a produtividade na sua empresa ou escritório.
Por: Thaís Guedes Ramos
Advogada e sócia em In Hands Soluções Empresariais, uma empresa focada em resolver os seus problemas com criatividade.
